Descrizione Progetto

Da qualche anno in Softfour usiamo Asana per la gestione interna di:

  • Progetti di sviluppo software (per i nostri clienti e per noi);
  • Attività amministrative;
  • Attività commerciali;
  • Marketing.

La celebre app web e mobile si è nel tempo rivelata la scelta ideale per le nostre esigenze di project management. Tuttavia per raggiungere la piena soddisfazione per la parte commerciale, amministrativa e di marketing avevamo bisogno di funzionalità ulteriori, che abbiamo sviluppato internamente noi.

Scopri cosa abbiamo fatto e come le nostre integrazioni custom per Asana possono essere utili anche per la tua azienda.

Qualità estetica dei preventivi, rapidità e precisione: come risolvere?

Una delle attività che spesso richiede più tempo per la parte commerciale è la produzione delle quotazioni per i prospect/clienti. Una fase che implica due aspetti fondamentali:
  1. Produrre una quotazione esteticamente di qualità, perché spesso rappresenta il biglietto da visita verso il cliente;
  2. Essere veloci e precisi.

Per il primo punto (presentazione estetica dei preventivi) ci avvaliamo di template realizzati da grafici professionisti. Questo ci permette di creare quotazioni professionali belle e funzionali per i nostri progetti, dove oltre al contenuto di cosa verrà sviluppato viene descritta l’organizzazione di Softfour, quello che facciamo e come lavoriamo.

Per il secondo punto (rapidità e precisione) riteniamo sia importante dare un feedback al cliente in tempi molto rapidi con un documento completo delle prime pre-analisi del progetto e della sua quantificazione sia in termini di tempo che di denaro. A ciò si aggiunge la necessità di essere precisi e ordinati nel seguire tutto l’iter del progetto, ossia sapere quanti e quali sono i preventivi inviati, confermati, in attesa, in lavorazione, da fatturare e fatturati.

La nostra soluzione: integrazioni personalizzate per Asana

Per soddisfare entrambi i punti avevamo bisogno di sviluppare un processo ad hoc e vestito su misura per i nostri task quotidiani. Abbiamo così sviluppato una serie di batch custom che attraverso l’utilizzo delle API generano e inviano le quotazioni ai clienti mantenendo il task all’interno di una board Kanban di Asana. Nel caso di conferma da parte del cliente il batch crea una board Kanban dedicata, e tutti i dettagli del progetto vengono inseriti in appositi task.

Nella pratica il nostro carico di lavoro iniziale si limita all’inserimento – solo una volta e in un solo posto – del progetto con i suoi dettagli, e in base allo stato di avanzamento i batch andranno a generare la mail con quotazione in PDF, la conferma d’orine all’interno del gestionale e la creazione di un progetto Kanban dentro Asana.

Questo ci permette di tenere tutto tracciato e sotto controllo da quando generiamo la quotazione fino alla conclusione del progetto, con un’altissima componente di automatismi che fa risparmiare tempo e riduce i margini di errore. Comodo, no?

Hai bisogno di un’integrazione custom per Asana? Spiegaci la tua esigenza e troveremo insieme la migliore soluzione.