Nel mondo professionale, sia personale che di team, la gestione del tempo e delle attività è fondamentale per garantire efficienza e produttività. La metodologia GTD (Getting Things Done) di David Allen è una delle più popolari per organizzare e gestire i propri task quotidiani. In questo articolo ti racconto la mia esperienza nella ricerca dello strumento GTD perfetto, passando per Things, Asana, Monday, Wrike, ClickUp, Trello e Todoist.
Metodo GTD: tutto ebbe inizio da Things
Ho iniziato con Things, un’applicazione progettata esclusivamente per l’ecosistema Apple (iPhone, iPad, Mac). L’interfaccia utente è intuitiva, elegante e funzionale, consentendo agli utenti di pianificare facilmente i propri progetti, attività e obiettivi personali.
Tuttavia, nonostante le sue ottime prestazioni per la gestione individuale del tempo e delle attività, Things presenta alcune limitazioni quando si tratta di collaborazione e lavoro di squadra, rendendolo meno adatto a contesti in cui la condivisione e la comunicazione tra i membri del team sono cruciali.
Il passaggio ad Asana
Dopo Things ho provato Asana, utilizzato per qualche anno.
Asana è un potente strumento di gestione delle attività e dei progetti basato sul cloud, che facilita l’interazione e lo scambio di comunicazioni all’interno dei team. Offre una vasta gamma di funzionalità, tra cui la creazione di attività e sottotask, la visualizzazione in forma di lista o bacheca, l’assegnazione di scadenze e la possibilità di aggiungere commenti e allegati. È una soluzione estremamente versatile che si adatta a molteplici contesti lavorativi, contribuendo a migliorare l’organizzazione e l’efficienza del team.
In Asana, l’abbondanza di opzioni come viste, filtri e altre funzionalità può tuttavia causare smarrimento e confusione, rendendo a volte difficile individuare rapidamente le informazioni o le attività necessarie per portare avanti i progetti in modo proficuo e coordinato.
La ricerca continua…
Partendo dalla non completa soddisfazione nell’utilizzo di Asana, ho cercato altrove uno strumento facile da usare, veloce nell’utilizzo e che agevolasse il lavoro in team. Ho provato vari tool come ClickUp o Wrike, che sono ben realizzati, ma molto simili ad Asana come feeling durante l’utilizzo.
La scoperta di Todoist
Provare Todoist per la prima volta è stata una piacevole sorpresa rispetto alle precedenti esperienze con altri strumenti GTD. La sensazione di aver finalmente trovato la soluzione che cercavo è stata immediata, e ciò è dovuto a una serie di caratteristiche che lo differenziano dagli altri software.
Innanzitutto, Todoist offre un’interfaccia semplice ed intuitiva, che favorisce la facile gestione di attività e progetti senza dover affrontare una curva di apprendimento ripida. Questo aspetto è fondamentale per chi cerca un’esperienza utente fluida e senza intoppi, soprattutto nelle prime settimane di utilizzo. Inoltre, a differenza di altri software che presentavano sempre qualche problema o difficoltà, con Todoist non ho riscontrato alcun inconveniente fin dall’inizio. Questo mi ha permesso di concentrarmi sulle mie attività e di essere più efficiente, senza dover affrontare interruzioni o ostacoli causati dallo strumento stesso.
Todoist si è rivelato anche molto adatto al lavoro in squadra, grazie alla sua capacità di condividere progetti, assegnare attività e impostare scadenze condivise. Queste funzionalità hanno migliorato la collaborazione e la comunicazione tra i membri del team, contribuendo a creare un sistema più organizzato e produttivo.
Infine, la disponibilità di Todoist su diverse piattaforme, inclusi dispositivi mobili e desktop, lo rende uno strumento accessibile e comodo per tutti i membri dello staff, indipendentemente dalle loro preferenze tecnologiche.
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