In un contesto aziendale sempre più interconnesso, avere strumenti che “parlano la stessa lingua” è un vantaggio competitivo concreto.
Oggi raccontiamo un progetto sviluppato per uno dei nostri clienti, nato dall’esigenza molto chiara di ottimizzare la gestione delle anagrafiche clienti nel centralino VOIspeed integrandolo in modo dinamico con Fatture in Cloud.
Integrazione VOIspeed e Fatture in Cloud. L’esigenza del cliente
Il cliente ci ha espresso un bisogno preciso: evitare la gestione manuale dei contatti telefonici all’interno del centralino VOIspeed.
Con un flusso di clienti in costante aggiornamento all’interno del gestionale Fatture in Cloud, l’inserimento manuale delle anagrafiche nel centralino risultava non solo dispendioso, ma anche soggetto a errori e dimenticanze. La richiesta era quindi esplicita: realizzare un’integrazione automatica in grado di sincronizzare le anagrafiche tra i due sistemi, entrambi strumenti dell’ecosistema TeamSystem, in modo fluido e affidabile.
Uno sguardo a VOIspeed
VOIspeed è una soluzione di centralino VoIP estremamente evoluta, progettata per offrire alle aziende un’esperienza di comunicazione moderna, flessibile e completa. Il suo punto di forza è la possibilità di gestire le telefonate aziendali da qualunque dispositivo (PC, smartphone, telefoni IP), con una serie di funzionalità avanzate come:
- Rubrica centralizzata aziendale
- Storico delle chiamate e registrazioni
- Integrazione con software gestionali e CRM
- Pannello utente personalizzabile
- Notifiche in tempo reale
Queste caratteristiche rendono VOIspeed uno strumento ideale per la gestione delle comunicazioni in aziende di ogni dimensione.
Fatture in Cloud: una base solida
Fatture in Cloud è il gestionale online perfetto per professionisti e piccole imprese, con funzionalità pensate per semplificare la contabilità, la fatturazione e la gestione delle anagrafiche. La sua interfaccia intuitiva e l’integrazione nativa con altri prodotti TeamSystem lo rendono eccellente anche per soluzioni più complesse come quella realizzata in questo progetto.
Integrazione VOIspeed – Fatture in Cloud: come funziona
Abbiamo sviluppato un connettore API in grado di prelevare periodicamente tutte le anagrafiche registrate su Fatture in Cloud e sincronizzarle automaticamente con VOIspeed. Il processo si articola in pochi passaggi essenziali:
1. Estrazione dati da Fatture in Cloud
Utilizzando le API ufficiali, il sistema recupera in sicurezza le anagrafiche clienti, con relativi numeri di telefono e informazioni utili per la rubrica aziendale.
2. Normalizzazione e controllo
I dati vengono analizzati per garantire che siano completi, correttamente formattati e pronti per essere trasferiti. In questa fase è possibile escludere eventuali contatti non rilevanti.
3. Invio al centralino VOIspeed
Attraverso le API di VOIspeed, il sistema aggiorna automaticamente la rubrica del centralino con le nuove anagrafiche o modifica quelle già esistenti, evitando duplicati.
4. Frequenza di aggiornamento personalizzabile
L’integrazione può essere eseguita con una frequenza personalizzata (es. giornaliera o settimanale), in base alle esigenze operative del cliente.
I vantaggi ottenuti
L’introduzione di questa integrazione ha portato vantaggi immediati e tangibili per il cliente:
- Automazione totale: nessun intervento manuale richiesto per la gestione della rubrica telefonica.
- Anagrafiche sempre aggiornate: ogni nuovo cliente inserito in Fatture in Cloud diventa immediatamente disponibile anche nel centralino.
- Maggiore efficienza nelle chiamate: gli operatori possono cercare e contattare i clienti direttamente dalla rubrica del centralino, riducendo tempi e potenziali errori.
- Miglioramento del servizio clienti: avendo sempre a disposizione i dati più aggiornati, la qualità delle interazioni telefoniche aumenta sensibilmente.
Una soluzione scalabile
Un ulteriore valore aggiunto di questa integrazione è la sua scalabilità: il sistema è stato progettato per essere replicabile anche in altri contesti, con possibilità di adattarsi ad altri gestionali TeamSystem o CRM aziendali. È inoltre possibile estendere l’integrazione includendo informazioni aggiuntive, come email o note cliente, per potenziare ancora di più l’esperienza d’uso del centralino.
Concreti vantaggi per l’azienda
Quando strumenti potenti vengono integrati con intelligenza, il risultato è un flusso di lavoro più fluido e una maggiore concentrazione sul valore reale dell’attività: il rapporto con i clienti. Questa integrazione tra VOIspeed e Fatture in Cloud rappresenta un perfetto esempio di come la tecnologia, se ben orchestrata, possa semplificare la quotidianità aziendale e migliorare la produttività, con un impatto positivo su tutta l’organizzazione.
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